correspondence

ban_writing.gif (11901 bytes)

Основы стиля делового письма.

ПОНЯТИЕ ОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМА. ПРИНЦИПЫ СОВРЕМЕННОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.

Существует некоторое различие между значениями терминов "официальный" и "деловой". Например, личное приглашение на обед, составленное во вполне официальном стиле, будет деловым только в том случае, если целью банкета участники ставят достижение соглашения по последнему пункту тридцать девятой статьи контракта (или что-то подобное). Другими словами, слово "официальный" относится к стилю письма, а слово "деловой" определяет тематику, но очень часто они используются взаимозаменяемо. Мы тоже будем считать их синонимами, имея в виду стиль, применяемый в деловой переписке. По-английски мы будем употреблять термин 'business writing' (буквально: "деловое письмо").

gold_tablet.gif (2520 bytes)

Лингвисты сегодня единодушны в том, что язык официальных документов - это набор стандартных клише и штампов. Такое положение - результат УНИФИКАЦИИ -основной тенденции, действующей в корреспонденции.

Унификацией текстов называется выбор одного варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации.

Статистический анализ языка официальных писем вскрывает резкие контрасты: например, для 250 гарантийных писем 11 слов обладают частотностью, приближающейся к 250, в то время как остальные встречаются не чаще пары десятков раз.Отсюда следует, что отдельные слова и обороты составляют принадлежность почти каждого гарантийного письма. За тысячелетний опыт ведения корреспонденции люди сумели отобрать наиболее ясные формулировки и исключить неудачные варианты. Приведем пример:

1) Thank you for... - Спасибо за...

2) Many thanks for... - Большое спасибо за...

3) I am very grateful for... - Я очень благодарен за...

4) I am much obliged to you for... - Я очень обязан вам за...

5) I appreciate..- Я благодарен за... (буквально: высоко ценю...)

и так далее

Как видим, унификация затрагивает не только отдельные слова, но и целые синтаксические обороты, не препятствуя тем не менее, выражению самых разнообразных оттенков чувств. Стандартизируются целые письма (рекомендация, заявление о приеме на работу и пр.). Во многих странах выходят даже сборники стандартных официальных писем на родном языке с пропусками для конкретных имен, дат и чисел.

Если вы привыкли работать творчески, у вас, возможно, найдутся возражения по поводу такой системы.

Действительно, не редко составление официального письма можно свести к заполнению бланка - поэтому принято говорить, что деловые письма не "пишут", а "составляют". Но такая ли уж это потеря для сокровищницы мировой литературы? Зато вы защищены от многих ошибок неграмотных писателей.

Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления письма. Такие обороты отличаются, как правило, большой информационной емкостью, так как сигнализируют о смысле в самой общей форме. К тому же обилие формул делового письма позволяет выразить практически любую мысль, не говоря уже о том, что полностью стандартизировать язык даже в такой узкой области все равно невозможно.

Унификация документа важна со многих точек зрения:

- с экономической ( сокращаются затраты труда);

- с технической ( появляется возможность машинной обработки и составления бумаг);

- с культуроведческой (повышается культура и качество работы секретаря);

- с психологочиской (облегчается понимание);

- с лингвистической точки зрения (облегчается процесс классификации бумаг)

- и т.д.

Человечество давно пришло к выводу, что изяществу стиля надо предпочесть четкость выражения мыслей. Однако официальная и частная переписка долгое время н разграничивались, поэтому хорошее деловое письмо прошлого века было выдержано в правилах приватной переписки:

не вежливо было ограничиваться двумя страницами (чтобы не показать отсутствие внимания к адресату);

письмо обязательно должно было быть рукописным (по той же причине);

просьбы и претензии надо было излагать как бы между прочим (для соблюдения собственного достоинства).

Сегодня все единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Оно болжно быть напечатано, а не написано от руки, суть дела надо излагать прямо и ясно, без лишних отступлений, приятна или неприятна эта суть для вашего адресата и для вас.

Основные принципы: а) краткость, б) однозначность, в) стандартность.

Другими словами - удобство и уважение к адресату!

Прочитайте, пожалуйста, следующие три письма (вернее, три варианта одного и того же письма). Не забывайте переводить и смотреть транскрипцию всегда, когда вы чего-то не знаете. Одно из писем - хороший образец официального стиля, два других по разным соображениям неприемлимы. Напишите свое мнение по поводу стиля каждого из писем по педложению и добавьте в письмо к своему преподавателю.

With great regret I have to inform you that I want to leave ‘Your Lawyer’. The reason is a better position at ‘Legal Service’.

I don’t want to cause any problems to you and I would like to stay very much, but I can’t. Big tears are running down my face when I think that it’s impossible to work in both firms at one moment.

I will always remember the kind friendly faces of our general manager , of the office manager, of production, personnel, marketing and all the other managers as well as all my co-workers. I feel like a motherless child.

With Friendly Regard,

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

I want you to know that I am gladly leaving your dirty firm because I met people who understand what an excellent worker I am. Now you have to find another fool to work so much for so little money. Don’t think I will miss your dirty office and ugly faces of my ex-co-workers!

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Let me inform you that I have to leave ‘My Lawyer’ in order to take the position of personnel manager at another firm. I have enjoyed working with you very much.

Working with you over the years and I thank you for your kindness and cooperation.

I am sure you will develop fruitful relationship with Mr. Williams and his firm.

Looking forward to continue cooperation,

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Поздравляем! Вы проделали большую работу и заслужили искренние поздравления.

Загляните на страницу Vocabulary и проверьте, знакомы ли вам слова, приведенные на ней. Словарный тест поможет вам лучше их выучить.

Запустите свой Трейнер, выберите учебник под названием 'Business Writing' - тему 'Lesson1' - и потренируйтесь, пока не получите пароль на ключевое слово 'good'. Обратите внимание: чтобы получить пароль, надо сделать БОЛЬШОЙ ЦИКЛ (не маленький из 5 предложений) - неважно с предварительными упражнениями или без, (они нужны вам для лучшего запоминания) - и только на хорошую или отличную оценку (четыре с минусом не годится). Может так получиться, что вам придется выполнить упражнение несколько раз, пока оценка не будет достаточно высокой - но это только для пользы.

Читайте подробную информацию о программе в файле 'trainer.doc' или на нашем сайте на соответствующей странице (куда удобно попасть либо с КАРТЫ САЙТА. либо со страницы SOFTWARE.)

Напишите письмо преподавателю! EMAIL - letterworld@narod.ru; тема - "LESSON1" и ваши имя-фамилия, под которыми вы значитесь (хотите значиться) в журнале. В письме должны быть (теоретически):

1) ответ Эксесайзера из Блока 1;

2) пароль Трейнера на слово 'good';

3) оценка трех писем;

4) (если придумаете) - задание по макросам со страницы компьютерного ликбеза (голубая).

Письмо преподавателю - дело добровольное и не имеющее никакого отношения к ходу практической игры -переписки Correspondence World. Время выполнения задания не обязательно должно совпадать с неделей его получения (хотя было бы неплохо). При всем при этом мы призываем вас делать недельные задания, получать пароли и присылать их нам - т.е. учиться и приобретать знания.

(page top)

(back to the lexics page) (on to the culture page)

Index

Business Writing: Lesson1

Хостинг от uCoz